Detalle Procedimiento

ETAPAS DEL PROCESO DE VERIFICACION

El proceso de verificación contempla actividades que debe realizar el contratista, en línea, en la página web de Certilapchile, y actividades que realiza internamente el equipo de verificadores dentro de los plazos establecidos. 

Para aclarar los conceptos que se utilizaran, y que son administrados por el sistema, se explica cada uno de estos pasos.

Inicialmente la empresa contratista debe solicitar, y completar, la “Planilla de Registro de Contratistas”.  Este documento puede ser solicitado directamente a la empresa mandante o a Certilapchile al correo mesadeayuda@certilapchile.cl.

Cuando se recepciona este documento, por este mismo medio, se solicitará autorización a la empresa principal para completar el registro.  Concluida esta actividad, la empresa contratista aparecerá en el sistema como:

INGRESADO

Significa que Certilapchile ha recepcionado la planilla con la información de la contratista, se ha creado el periodo y centro de costos a certificar, se ha enviado el usuario y clave por correo electrónico al usuario registrado y la contratista podría solicitar una capacitación presencial, por videoconferencia o en forma telefónica.

Posteriormente el contratista, mensualmente, deberá completar dentro del sistema los siguientes hitos, estos hitos serán explicados con más detalle en el presente documento, cada vez que avance su estado irá cambiando, tener presente que estas actividades deben ser realizadas en el mismo orden que se detalla a continuación y no se pueden cambiar:

SOLICITADO

El contratista ha ingresado la solicitud para certificar el cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales, solicitud que además es una declaración jurada que la información que se registró y los documentos que la respaldan son veraces y completos. Este hito habilita para ingresar los datos de los trabajadores a través de la carga masiva.

COMPLETO

El contratista ha ingresado al sistema la planilla de carga masiva (Témplate Excel) con el número de trabajadores indicados en la solicitud y toda la información requerida en dicho documento.

DOCUMENTADO

Finalmente el usuario deberá ingresar los documentos obligatorios y/u opcionales que son requeridos para ser revisados por el equipo de verificadores.
Concluido los pasos anteriores el usuario ya no podrá realizar modificaciones o reemplazo de documentos, nuestro equipo procederá a revisar la información proporcionada y sus estados dentro del sistema podrían ser los siguientes:

EN PROCESO

Se activa cuando internamente el verificador comienza con el proceso de ingreso de cuadratura.

APROBADO

El verificador ha concluido la revisión de la información no encontrando reparos o no conformidades, por lo anterior el certificado será revisado por el supervisor quien finalmente liberará el documento.   No obstante, lo anterior, en esta instancia el supervisor puede encontrar reparos los que serán informados al contratista para que pueda corregir.

NO APROBADO

El verificador encontró reparos durante la revisión. El contratista recibirá un correo de aviso con el detalle de las observaciones.  Este correo será enviado a la cuenta registrada en el sistema, para ello se requiere que la información siempre este actualizada. Adicionalmente puede consultar directamente en el sistema el resultado de la verificación en la página de noticias, en el menú Ver/Editar contratista y por medio del reporte de certificación. El usuario tendrá 3 días hábiles para ingresar las correcciones al sistema para que pasen nuevamente a revisión.

CERTIFICADO

El certificado ha sido emitido. El usuario puede descargar su certificado, ingresando al sistema al menú Proceso Certificación/ Certificados.